科技查新档案管理及保密制度

查新站设专人管理档案。查新档案包括查新合同、查新报告及其附件。一个查新课题形成一个档案记录,每条档案记录保存其电子版和印刷版,建立查新档案数据库。
查新档案数据库应包括报告编号、项目名称、查新目的、查新范围、查新级别、委托人、委托人单位、邮政编码、联系电话、E-mail、通讯地址、委托日期、完成日期、查新员、审核员等数据。查新数据库为永久保存档案,查新报告为长期保存档案,一般保存五年。逾期档案予以销毁。销毁档案须经所在单位主管领导批准,并建立销毁登记。
查新档案还包括和查新有关的文档:申报查新站的材料;上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等,查新机构制定的各种有关查新的规章制度,查新机构的年检材料和查新工作总结,查新项目登记簿;科研管理部门或用户对查新工作的反馈意见;查新人员培训计划及培训证书复本等。以上材料属永久保存档案。
查新档案的用途:查新档案应在查新站内部公开,以利互相学习,取长补短,并互相监督。查新档案是接受查新管理机构审查,评定和质询的文本。查新档案是查新机构发生法律纠纷时的文字证据,查新档案不能对外公开。
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